Beispielhafte Fallstudie aus meiner Beratungspraxis – kein reales Kundenprojekt, aber repräsentativ für typische Unternehmenssituationen.
1. Kontextebene – Strategie / Rahmen
Kategorie: Prozess & Systemoptimierung
Branche: Dienstleistung & Agenturen
Beratungsart: Projektberatung
Lösungstyp: Automation / Integration
Ergebnisfokus: Zeitersparnis & Zuverlässigkeit
Ausgangssituation (fiktiv):
Ein regionales Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Standortteams wollte seine Auftragsabwicklung digitalisieren. Bislang erfolgten Terminabsprachen, Bestätigungen und Rechnungen größtenteils manuell per Telefon und E‑Mail.
2. Problemebene – Ausgangslage / Herausforderung
- Regelmäßige Doppelbuchungen bei Terminen und Ressourcen.
- Hoher Kommunikationsaufwand zwischen Disposition und Team.
- Verzögerte Abrechnung und fehlende Übersicht über offene Aufträge.
Herausforderung:
Routineprozesse banden zu viel Zeit und verursachten unnötige Fehler.
Das Unternehmen wollte mehr Automatisierung – aber ohne neue, komplexe IT‑Systeme einzuführen.
3. Ursachenebene – Root Cause Analyse
| Ursache | Beschreibung |
|---|---|
| Medienbrüche | Aufträge liefen in unterschiedlichen Tools (Outlook, Excel, Messenger). |
| Keine Verknüpfung zwischen Abrechnung und Einsatzplanung | Rechnungen wurden manuell angelegt. |
| Abhängigkeit von Einzelpersonen | Nur wenige Mitarbeiter hatten Überblick über alle laufenden Jobs. |
4. Lösungsebene – Vorgehensmodell (Demobeispiel)
Beratungsansatz:
1. Prozessworkshop zur Identifikation automatisierbarer Abläufe.
2. Definition eines digitalen Auftragszyklus mit Standard‑Triggern und Statuslogik.
3. Einrichtung von MS Power Automate Workflows zur Integration von Formularen, E‑Mails und SharePoint.
4. Testlauf mit einem Pilot‑Team und Iterationen auf Feedback‑Basis.
Lösungskomponenten:
- Digitale Auftragserfassung (Formular + automatisierte E‑Mail).
- Automatische Projekterstellung in SharePoint Online mit Kunden‑, Termin‑ und Teaminformationen.
- Synchronisierte Statusupdates zwischen Disposition und Techniker.
5. Ergebnisebene – Wirkung / Mehrwert (simuliert)
| Kennzahl | Ausgangslage | Nach Umsetzung |
|---|---|---|
| Zeit pro Auftrag | 45 min | 20 min |
| Fehlerquote | 10 % | < 2 % |
| Zeit bis zur Rechnungsstellung | Ø 7 Tage | Ø 2 Tage |
Ergebnisbeschreibung:
Das Beispiel zeigt, wie gezielte Prozessautomatisierung den administrativen Aufwand stark reduzieren kann – ohne umfangreiche Systemwechsel oder IT‑Abhängigkeiten.